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会议场地现场签到与记者会事宜 - 西点会展

来源:西点会展网  发布时间:2018-3-5

会议会展开始前:注册报到

注册报到的程序需要在会前规划好,并培训相关人员,以便在会议期间衔接处理现场报到的种种问题。报到的方式有很多,如使用电脑进行报到作业、会前报到等,但无论是利用电脑还是人工,是会前还是现场报到,最主要的是准确和高效,目标是利用有效的方法减少与会者麻烦。另外,秘书处相关工作人员及会议筹办人要把与会议相关的资料及用品打包,列好清单运到会场并发放给与会者。

会议场地:现场沟通

一个成功的会议管理人一定要确保现场的有效沟通。一次会议可能花费了数月或数年计划,但现场沟通不好会使会议失色,甚至导致会议失败。现场沟通是团队合作的一种表现。首先,这是一个极为庞大的团队,包括主要承包商,场地工程、服务、餐饮和保安人员,以及视听工作人员等;其次,有效的沟通与合作需要物质和精神保障,电话、无线对讲机、移动电话、留言中心等是常用的设备。除此之外,采用一定的方式进行精神激励也很重要,如现场简报等。总之,目的是让现场所有员工彼此协助,及时处理现场的每一件事务,保证会议的顺利进行。

会展策划:召开记者会

有些会议除了在会议前定期发布大会新闻稿之外,还要召开会前和会议期问记者会,借以加强新闻发布及宣传的力度。会前记者会一般在会前两三天召开,因为这样可以在会议开幕前一天或当天报道与会议有关的消息。如果把会议议程及相关活动资料发给媒体,媒体了解之后可为会中的采访及记者会作准备。会中的记者会主要针对大会邀请的知名发言人在发表演讲之后召开,以便记者发问或采访(事先需获得演讲人同意方可召开)。总之,记者会是整个会议公关宣传的重要组成部分,应给予妥善安排。

编辑来源:西点会展网

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