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两种出境参展方式 - 西点会展

来源:西点会展网  发布时间:2017-7-17

出国参展应该直接和展会主办方联系以独立身份参展,还是随国内组团单位参展?这两种方式,企业可以根据自己的具体情况做出选择。由于目前国内出展市场尚未完全放开,一些国营外贸公司出国参展还需要采取随组团单位参展的方式来取得任务批件以办理人员因公护照和出国手续,同时运输公司运输大宗的展览品也需要向海关提供展览批件;而一些民营企业参展则可以用因私护照直接办理签证,直接联系展会主办方申请独立参展。

(1)出国参展外事纪律

①严格遵守国家法令和外事纪律及外事授权规定,一切行动听指挥。

②维护民族尊严、国家利益和公司信誉,不做任何有损国格和公司信誉的事情。

③进行谈判、签订协议、合同等重要活动时,要有谈话记录;不得利用工作之便谋求私利,不得背着组织与外商私下交往。

④参加外事活动、与外宾接触,言谈要有分寸,礼貌要合乎常规。对客户和参观者的询问要热情接待和回答,不得冷落客人。

⑤严守国家机密,严防窃照、窃听,泄漏国家机密。对外谈判不要涉及内部机密。与外商谈判时不要把机密文件放在桌上。出国不得携带内部机密文件,包括本公司扩印的内部资料、内部报刊或记有内部情况的笔记本。

⑥出国人员不得擅自离开驻地。一般情况下不得个人单独行动。如有特殊事情需要通过正当程序向团长请假,其他人一律没有批准个人外出的权力。未经许可不得擅自与外国任何机构和个人联系。

⑦出国人员的个人行李物品要严格保管、加锁,提高警惕,发现可疑情况要产即报告,并进行检查。

⑧出国人员不得进人不健康的场所,不准购买黄色书刊、图片出入境。

(2)出国参展对外礼仪

①尊重各国风俗习惯,遵守社会公德。

②举止端庄,注意言行,不要用手指指人、不喧哗、不放声大笑、不要近距离大声喊人。

③切勿随地吐痰,不要乱扔烟蒂或其他废弃物品。

④国外许多场合禁止吸烟,所以要注意是否有禁烟标志。

⑤进餐时要文雅,切勿高声喧哗。吃自助餐,不要一次盛得过多,不要将食物带走。

⑥初次相识,一般由第三者介绍或自我介绍。为他人介绍,应把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的,把男士介绍给妇女。

(3)出国参展旅行常识

①乘飞机时尽量轻装,手提物品尽量要少。随机托运行李一般头等舱三十千克、普通舱十千克以内免费。禁止携带危险品。

②请参展人员妥善保存好自己的物品,贵重物品请寄存在酒店的保险柜内或随身携带。

③个人卫生用品,如牙刷、牙膏、拖鞋、毛巾等自备。

④爱护酒店设施,注意公共道德。如损坏设备按酒店规定由责任者赔偿。

(4)出国参展的费用事项

在海外举办展览,所需费用中外汇支付是个大头。究竟租用多少摊位恰当,租用多大展馆为宜,采用何种方式进行展出最佳等等都须慎重考虑,切不可突发“展馆越大越魄”的奇想。要力戒脱离实际需要,背离“投入产出”的效益原则,同时对展览会的费用项目多作具体的了解、比较、并作深入探讨。对外进行巧妙的洽谈,争取较多的服务和较廉的价格。而一旦对外签约,则应守合同,讲信用,不可任意撤约,造成信誉与经济上的损失。

(5)出国展览品的安全与保险

出国展览品的投保,我国一般在国内投保,投保的项目一般有火险、水险、盗窃险。投保的作用是在万一发生事故和失窃时,尚可得到部分的补偿。但补偿永远不会同失去的价值相等,特别是如果损失了供展览、销售的展卖品,那就有可能会失掉市场时机,其损失是难以挽回的。所以,防患于未然至关重要。防火处理、防火装置、防盗措施、安全守卫与检查制度都应完善和健全,并贯穿于开箱至装箱的整个展览活动过程。特别是对“价值连城”的珠宝、文物之类,更应重点加以保护,力求做到万元一失。

(6)出国展览品的处理

①国内指定不出售的,应原件运回。

②贵重展品一般可采取个别成交的办法,或寄售的办法。若二者都不成,则需运回。

③中、低档的商品一般采取折扣包销的办法。在展览中蒙尘、光照失色、吊挂受损之物折扣较大(高档的商品、艺术品一般不打折扣,有些令人瞩目的精品,相反因展览而身价上升)。

④展览道具类除了铝合金组装式道具之外,一般不具有重复使用价值的东西。出于运费过大的考虑,大多就地处理或出售,或赠送,或作废物处理。是整个展览会的中心。

⑤忽视参展商的需求。通常参展职员都感到有义务尽量为参展商提供信息,却忽视他们的真正需要。由于缺乏技巧而常常错过一些重要信息。要避免这一问题就要进行展览前的培训及准备工作。

⑥发送印刷品及精品。展览职工可能会在展馆环境里不知所措或不习惯与陌生人交谈,最后会把本应保留的印刷品或精品发送出去,很重要的~点是参与组织展览会的人需乐于跟陌生人交谈并了解他们的需要。

⑦不熟悉产品的演示。很多时间展览员工都不懂得产品的演示,请与展览会员工沟通以保证他们熟悉展馆摆设及展品演示。

⑧设立太多代表处。一些公司通常在展览会上设立几个代表处从而收集更多行业信息,应严格控制参展员工人数并规定不到他们的工作时间无需出场,应给每人分派具体的任务。

⑨忽视展后工作的跟进。展览会结束之后,其展后工作通常退而居其次,越长时间不跟进这项工作,则越被荒置。应于展览会前建立时间表以便每日跟进工作,并使销售代表处的跟进工作更有意义。

⑩忽略展览会评估。越了解您在展览会上的表现,越有助于今后展览会的改进工作。展览会各不相同,每场展览会都有优缺点,永远都有尚待改进的地方。每次展览会结束请即时与员工共同进行自我评估,以便不断自我改进。

编辑来源:西点会展网

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